TimeManager : le pointage de vos agents, fiable sur chaque site, contrôlé le jour même
QR code, puce NFC, borne, bouton connecté ou simple appel : vos agents pointent avec le moyen adapté à chaque site, sans application à installer. Les heures remontent dans le portail web, sont comparées au planning, et les retards ou absences alertent l’inspecteur en temps réel. Paie et facturation s’appuient sur des heures justes.
Cinq façons de pointer
Site avec ou sans réseau, agent avec ou sans smartphone, grand site ou petit local : il y a toujours un mode de pointage qui convient, et un seul suivi derrière.
Les écarts, le jour même
Chaque pointage est comparé au planning prévu. Retard, absence, départ anticipé : l’inspecteur et l’agence sont alertés pendant qu’il est encore temps d’agir.
Des heures justes pour la paie et la facture
Les heures réalisées, validées par l’inspecteur, alimentent la paie et la facturation. Le client voit les présences sur son espace : moins de contestations, moins d’avoirs.
Pourquoi un pointage conçu pour la propreté ?
Vos agents travaillent seuls, tôt le matin ou tard le soir, sur des sites qui ne vous appartiennent pas : bureaux, commerces, établissements de santé, parkings. Une badgeuse classique ne tient pas : pas de poste fixe, pas de réseau au sous-sol, des agents qui changent de site dans la journée. Résultat : des feuilles d’heures remplies de mémoire, des écarts découverts à la paie, et des clients qui doutent de la présence réelle.
TimeManager prend le problème dans l’autre sens : c’est le site qui porte le point de pointage (QR code, puce, borne, bouton ou téléphone fixe), l’agent n’a rien à installer, et chaque heure pointée est rapprochée du planning dans le portail web de l’agence.
Cinq modes de pointage, un seul suivi
Vous choisissez le mode site par site. Les pointages arrivent au même endroit, sous le même planning.
QRManager
Un QR code imprimé depuis le portail et déposé sur le site. L’agent le scanne avec l’appareil photo de son téléphone, saisit son code PIN, et le pointage est géolocalisé. Aucune application à installer.
Au-delà du pointage, l’agent accède à sa messagerie avec l’inspecteur, à ses documents et peut envoyer une demande (produits manquants, congés, dysfonctionnement).
TAGManager
Une puce NFC par site ou par zone. L’agent approche son terminal Android et signe son arrivée ou son départ. Des puces placées dans plusieurs zones permettent de tracer le passage dans chaque local.
Inclut la protection du travailleur isolé (PTI) : alerte manuelle, détection de perte de verticalité et d’immobilité.
BOXManager
Une borne installée sur le site. L’agent présente son badge à l’arrivée et au départ ; la borne affiche les six derniers passages et transmet en temps réel. Alertes de retard ou d’absence immédiates.
CONNECTManager
Un bouton connecté sur le site. Une pression à l’arrivée, une au départ : le début et la fin de la prestation sont enregistrés automatiquement, sans smartphone.
Deux modèles : le Live Button, à poser ou à fixer, et le nouveau badge connecté MWC03.
CALLManager
Depuis le téléphone fixe du site, l’agent appelle un numéro vert et saisit son code personnel. L’appel est enregistré et rapproché du planning. Le mode le plus simple, éprouvé depuis des années.
PrestaManager
Quand il faut tracer non seulement la présence mais chaque prestation réalisée : fiches de poste, prestations ponctuelles ou récurrentes, pointage NFC en option. PrestaManager s’ajoute à TimeManager pour les clients qui exigent le détail.
Ce que voit l’inspecteur, sur son téléphone
Les pointages de tous les modes remontent dans le module Gestion du temps de PocketManager, en trois onglets.
1. La synthèse du jour
Pour la date choisie, trois compteurs : agents sans pointage, présents, absents. En dessous, en rouge, les agents qui auraient dû pointer et ne l’ont pas fait, avec le site et le créneau prévu ; puis les présences avec l’heure d’arrivée, et les absences déclarées avec leur motif. L’inspecteur voit en une seconde où intervenir.
2. Le planning
Semaine par semaine, filtré par agent ou par site, chaque créneau prévu apparaît avec sa couleur : vert quand le pointage est constaté (avec les heures réelles), orange pour une absence déclarée, gris quand rien n’a été pointé. En tête, le total prévu, réalisé et l’écart en heures. Un remplacement ou un changement d’horaire fait dans le portail est visible immédiatement sur le terrain.
3. Les écarts
Retards, absences, départs anticipés, heures en plus : la liste des écarts entre le planning et les pointages, à qualifier (justifié, à rattraper, à facturer). Depuis le même écran, l’inspecteur déclare une absence ou envoie un message à l’agent.
Dans le portail web : plannings, écarts, paie et facturation
L’agence saisit les plannings prévisionnels par site et par agent, reçoit les pointages de tous les modes, et traite les écarts validés par les inspecteurs. Les heures réalisées sont exportées vers la paie et servent de base à la facturation des prestations. Le client, sur le même portail avec ses propres droits, consulte les présences sur ses sites : la question « vos agents sont-ils venus ? » ne se pose plus.
- Plannings par agent en vue jour, semaine ou mois, filtrés par client, site ou agent
- Compteurs en direct : créneaux à réaliser, en retard, non réalisés
- Plannings prévisionnels, remplacements, cycles
- Import des agents et des plannings depuis Excel
- Alertes de retard et d’absence vers l’inspecteur et l’agence
- Rapprochement prévu / réalisé, soldes d’heures
- Exports paie et éléments de facturation
- Accès client en lecture sur ses sites
Données hébergées en France, datacenter certifié ISO 27001, sauvegardes conservées deux ans.
Vos agents et vos plannings importés depuis Excel
Pas de ressaisie au démarrage : vous reprenez vos fichiers existants. Deux modules d’import dans le portail web chargent la liste des agents et les plannings prévisionnels depuis un fichier Excel, puis le pointage peut commencer.
Import des agents
Nom, prénom, matricule, agence, contrat : votre export RH ou de paie suffit. Les agents sont créés en une fois, avec leur code PIN de pointage.
- Modèle Excel fourni
- Contrôle des lignes avant validation (doublons, champs manquants)
- Mise à jour des agents existants par réimport
Import des plannings
Agent, site, jours et horaires : les créneaux prévus sont chargés pour la semaine ou le mois et apparaissent aussitôt dans la gestion des plannings, prêts à être comparés aux pointages.
- Rattachement automatique aux agents et aux sites
- Signalement des créneaux en conflit avant import
- Ajustements ensuite directement dans le portail
Le pointage comme filet de sécurité
Un agent seul la nuit dans un bâtiment vide : un pointage manquant est d’abord un signal. L’alerte d’absence part vers l’inspecteur dans la minute. Avec TAGManager, la fonction travailleur isolé ajoute l’alerte manuelle, la détection de chute et d’immobilité, pour une intervention rapide.
Plus qu’un pointage : un lien avec l’agent
Depuis QRManager, l’agent échange avec son inspecteur, consulte ses documents (fiches de poste, consignes, plannings) et envoie ses demandes : produits manquants, congés, problème sur le site. L’inspecteur est notifié dans PocketManager et répond du terrain. Le pointage n’est plus vécu comme un contrôle, mais comme un outil d’échange.
Questions fréquentes
Mes agents doivent-ils installer une application pour pointer ?
Non pour la plupart des modes. Avec QRManager, l’agent scanne le QR code du site avec l’appareil photo de son téléphone puis saisit son code PIN : aucune application à installer. La borne (BOXManager), le bouton connecté (CONNECTManager) et le téléphone fixe (CALLManager) ne demandent aucun smartphone. Seul TAGManager utilise un terminal Android pour lire les puces NFC.
Que se passe-t-il si le site n’a pas de réseau ?
Deux modes sont faits pour ces sites. CALLManager passe par le téléphone fixe du site. Les boutons CONNECTManager utilisent leur propre réseau de communication, sans connexion internet sur place. Les pointages remontent ensuite dans le même planning que les autres modes.
Peut-on mélanger plusieurs modes de pointage chez un même client ?
Oui. Le mode se choisit site par site : QR code sur un site de bureaux, borne sur un grand site, bouton connecté sur un petit local. Tous les pointages arrivent dans le même portail web et sont comparés au même planning.
Comment les heures arrivent-elles dans la paie ?
Les heures réalisées, rapprochées du planning et validées par l’inspecteur, sont exportées vers votre logiciel de paie dans les formats bureautiques courants. Elles servent aussi de base à la facturation des prestations. Avec OPTI’RHManager, les variables de paie remontent du terrain en temps réel.
Faut-il ressaisir nos agents et nos plannings au démarrage ?
Non. Deux modules d’import du portail web chargent la liste des agents et les plannings prévisionnels depuis un fichier Excel. Vous reprenez vos fichiers existants et le pointage peut commencer.
Le client peut-il voir les pointages sur ses sites ?
Oui. Le client se connecte au même portail web avec ses propres droits et consulte les présences et les pointages sur ses sites, sans pouvoir modifier les données.
Quel mode de pointage pour vos sites ?
Démo gratuite de 30 minutes, en visio, avec un consultant SMS Management. Réponse sous 24 h ouvrées.