Un agent qui n’est pas arrivé sur site à 6 h, c’est un bureau non nettoyé à 8 h, un client mécontent à 9 h et, souvent, une heure facturée qui n’aurait pas dû l’être. Pour une entreprise de propreté ou de multiservice, le pointage n’est pas une formalité : c’est la base de la facturation, de la paie et de la relation client.
Le problème, c’est que vos sites ne se ressemblent pas. Un immeuble de bureaux bien équipé, un parking en sous-sol, un chantier de quelques semaines, un site industriel isolé : aucun mode de pointage unique ne convient partout. C’est pour cela que TimeManager propose 5 modes de pointage, que vous pouvez combiner selon vos sites.
Pourquoi un seul mode de pointage ne suffit pas
Les responsables d’exploitation connaissent bien les limites des solutions classiques :
- les feuilles d’émargement papier, difficiles à vérifier et à ressaisir ;
- le déclaratif, source d’écarts entre le temps facturé et le temps réellement passé ;
- les badgeuses fixes, coûteuses à déployer sur des sites nombreux ou temporaires ;
- les applications mobiles qui ne fonctionnent plus dès que le réseau disparaît.
Le bon mode de pointage dépend du site : de la couverture réseau, de la durée du contrat, du matériel disponible et des habitudes de vos agents. D’où l’intérêt de pouvoir choisir, site par site.
Les 5 modes de pointage TimeManager
1. Call Manager : le pointage par téléphone fixe
L’agent appelle un N° Vert depuis le téléphone fixe du site et saisit son code PIN. Simple et éprouvé, ce mode ne demande ni smartphone ni connexion internet. Il convient particulièrement aux sites déjà équipés d’une ligne fixe.
2. Tag Manager : le pointage par tag NFC
Un tag NFC est installé sur le site. L’agent le scanne avec son mobile à son arrivée et à son départ. Tag Manager sert aussi à suivre les rondes et les tournées, point de passage par point de passage.
3. BOX Manager : la borne connectée
Avec le boîtier Taqt, les agents pointent leur entrée et leur sortie sans contact. Les alertes de présence remontent en temps réel et peuvent être rendues visibles par vos clients. Pour en savoir plus, lisez notre article sur le partenariat entre SMS Management et Taqt.
4. Connect Manager : le bouton connecté pour les sites sans réseau
Sous-sols, parkings, zones blanches, petits locaux : un bouton connecté est fixé sur le site. Une pression à l’arrivée, une au départ, et le début et la fin de la prestation sont enregistrés. Le bouton utilise son propre réseau de communication, sans connexion internet sur place, et ne demande pas de smartphone.
5. QR Manager : le pointage par QR Code, sans matériel
Le QR Code est généré dans le back office, sécurisé et recréable à tout moment. Il suffit de l’afficher sur le site : l’agent le flashe avec son mobile. Aucun matériel à installer, compatible avec tous les terminaux mobiles : c’est la solution idéale pour les sites temporaires. Nous l’avons détaillée dans l’article Pointage terrain : comment le QR Code sécurise et fiabilise le suivi de vos équipes.
Quel mode choisir pour quel site ?
- Site sans réseau internet (sous-sol, parking, zone blanche) : Connect Manager, ou Call Manager si le site dispose d’un téléphone fixe.
- Site temporaire ou contrat court : QR Manager, sans matériel à installer.
- Agents sans smartphone : Call Manager, depuis le téléphone fixe du site.
- Rondes et tournées : Tag Manager, avec un tag NFC par point de passage.
- Client qui veut voir les présences en temps réel : BOX Manager.
Vous pouvez combiner plusieurs modes au sein du même portefeuille de sites : toutes les données remontent dans le même outil.
Au-delà du pointage : des alertes et des plannings à jour
Quel que soit le mode choisi, les heures pointées sont comparées automatiquement aux plannings prévisionnels. En cas d’absence ou de retard anormal, l’agence et l’inspecteur sont alertés immédiatement. Ils peuvent organiser un remplacement avant que le client ne s’en aperçoive, et ajuster les plannings en temps réel.
Vos clients, eux, peuvent consulter les passages réalisés sur leur portail WebManager.
Du pointage à la paie, sans ressaisie
Les heures pointées sur le terrain servent directement à établir la facturation et la paie. TimeManager s’interface avec tous les logiciels de paie et RH du marché et exporte vos données dans tous les formats bureautiques.
Avec OPTI’RHManager, notre solution de paie et RH dédiée à la propreté et au multiservice, les variables de paie (présences, heures supplémentaires, absences, remplacements) remontent du terrain en temps réel. Fini la double saisie et les erreurs qui l’accompagnent.
Le pointage, expertise de SMS Management depuis plus de 20 ans
Depuis plus de 20 ans, SMS Management conçoit des solutions mobiles pour les métiers de la propreté, du bionettoyage et du multiservice. TimeManager est né de cette expérience du terrain : des sites tous différents, des équipes mobiles, et un besoin constant de fiabilité.
Vous voulez savoir quel mode de pointage convient à vos sites ? Nos consultants vous aident à choisir lors d’une démonstration gratuite de 30 minutes, en visio. Réponse sous 24 h ouvrées.
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