FacilityManager: la suite moyens généraux proposée par SMS Management passe au web, sans rien perdre de sa force

Pendant plus de quinze ans, les responsables des services moyens généraux ont piloté leur patrimoine, leurs travaux, leur parc matériel et leurs sinistres depuis un poste Windows. FacilityManager change de dimension : réécrite en technologie web, la suite s’ouvre désormais sur navigateur, tablette et mobile, sans qu’aucune donnée ni aucune habitude métier ne soit perdue en route.

Une suite complète qui se renouvelle

FacilityManager est né de l’expertise de Logimot, éditeur spécialisé dans les moyens généraux depuis plus de quinze ans et fort d’environ 400 clients. Sa force a toujours été sa profondeur fonctionnelle : immobilier, travaux, parc matériel et automobile, achats, sécurité, ticketing, finance, contrats, sinistres et assurances — un référentiel unique pour l’ensemble des données moyens généraux.

Cette richesse avait un prix : une application développée en WinDev, à installer poste par poste, sans mobilité, sans accès distant, avec des mises à jour à déployer manuellement sur chaque machine. Pour des services moyens généraux de plus en plus mobiles et de plus en plus sollicités par leurs occupants, ce mode de fonctionnement montrait ses limites.

Une suite complète qui s’adapte

La réécriture repose sur une contrainte assumée dès le premier jour : la base de données existante est conservée à l’identique. Même schéma, mêmes 348 tables, aucune colonne ni table métier ajoutée. Conséquence directe pour vos équipes :

  • Aucune migration de données à opérer pour basculer sur la nouvelle version.
  • Le vocabulaire métier, les codes, les référentiels et les éditions restent ceux que vous connaissez.
  • Une bascule progressive, module par module, est possible sans rupture de service ni reprise de l’historique.

Pour un responsable moyens généraux, c’est l’assurance de ne pas rejouer un projet de migration à risque : la nouvelle version lit et écrit le même patrimoine que l’ancienne.

Une suite complète faite pour vous

FacilityManager s’ouvre désormais dans un navigateur. Plus d’installation ni de mise à jour poste par poste : une seule version en service, mise à jour côté serveur. L’application est accessible depuis un poste Windows, un Mac, une tablette ou un téléphone, sur site comme à distance, et chaque écran est conçu responsive dès l’origine.

La suite s’organise désormais autour de trois canaux distincts, là où il n’y en avait qu’un :

  • Le back-office, pour les gestionnaires moyens généraux.
  • Le portail usagers, pour les occupants et les collaborateurs.
  • L’application mobile, pour les équipes de terrain.

Une suite réorganisée autour de vos métiers

La version web de FacilityManager reprend l’intégralité du périmètre fonctionnel historique — immobilier, travaux, parc et flotte automobile, achats, sécurité, sinistres et assurances, finance, contrats — et le réorganise en modules clairs, alignés sur vos processus réels : Organisation, Acteurs, Dématérialisation, Gestion courante, Patrimoine immobilier, Parcs et GMAO, Flotte automobile, Assurance, Finance, Sécurité, Demandes Web, Restitutions et aide, Paramétrages.

Un exemple concret de cette organisation transverse : le moteur dépenses/recettes est commun à tous les modules. Une facture saisie depuis un véhicule, un contrat ou un chantier alimente automatiquement ses coûts et le budget de l’entité concernée, en une seule saisie — sans ressaisie ni rapprochement manuel.

Trois nouveautés

Un portail dédié aux utilisateurs

Le site externe limité au dépôt de demandes laisse place à un véritable portail usagers, avec ses propres utilisateurs et sa propre navigation. En six à dix entrées selon les droits ouverts, l’utilisateur peut déposer et suivre ses demandes, réserver une salle ou un véhicule, déclarer un sinistre, consulter ses documents et ses dotations, ou encore accéder à l’économat — le tout avec un fil d’avancement et des échanges directs avec le gestionnaire. Les types de demande se configurent sans développement.

Une application mobile pour le terrain

Inventaire par scan, visites et formulaires, dépôt de demandes et de dysfonctionnements, réservations, économat : les équipes de terrain disposent désormais d’une application dédiée, qui fonctionne même hors connexion. Les saisies sont mises en file d’attente et transmises dès que le réseau est disponible.

Une assistance intégrée à chaque écran

Chaque écran de FacilityManager porte désormais son aide contextuelle, rédigée pour le module concerné. Un assistant conversationnel complète le dispositif : il répond sur les données de l’application et propose d’ouvrir directement l’écran pertinent, pré-filtré.

Une suite complète plus fiable et plus sûre

La sécurité de FacilityManager a été durcie en profondeur : authentification par jeton, raccordement possible à l’annuaire de l’entreprise (SSO Azure AD, Keycloak, Google), droits par module contrôlés côté serveur — un écran masqué ne suffit plus, l’appel correspondant est refusé — et périmètre d’entités appliqué automatiquement à chaque liste.

La réécriture a aussi été l’occasion de relire les traitements métier ligne à ligne pour une plus grande fiabilité et une plus grande adéquation aux métiers de l’environnement de travail.

Une suite ouverte sur votre écosystème

Toutes les fonctions passent désormais par une API REST documentée, ce qui ouvre des interfaces qui n’existaient pas jusqu’ici :

  • Récupération automatique des relevés de consommation électrique (Enedis), sous réserve du consentement du titulaire.
  • Rapprochement avec les diagnostics de performance énergétique publics (ADEME).
  • Dématérialisation des factures fournisseurs, en réception et en paiement (Yooz).
  • Export comptable au format FEC pour les écritures de loyer.
  • Géocodage des adresses et cartographie des sites.

Une bascule pensée pour ne pas vous mettre en risque

Le déploiement de FacilityManager se fait en conteneurs (Docker), en service Windows ou sur Synology selon votre hébergement, avec une architecture multi-clients qui préserve l’autonomie de chaque base. Des tests automatisés de bout en bout couvrent les parcours principaux, back-office comme portail, et un point de contrôle de santé de l’API facilite la supervision.

En résumé

FacilityManager conserve tout ce qui a fait sa force depuis quinze ans — la profondeur fonctionnelle, le référentiel unique, la connaissance fine du métier des moyens généraux — et lève ses principales limites : la mobilité, l’ouverture sur l’écosystème, la relation aux occupants et la sécurité des accès. C’est la même suite, mais elle va enfin là où le vont ses utilisateurs.

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Lutte contre les nuisibles en interne : votre suivi est-il prêt pour l’audit ?

Un piège relevé, une ligne notée sur une feuille, un classeur qui s’épaissit de mois en mois… Dans de nombreux sites agroalimentaires, cuisines centrales et collectivités, la lutte contre les nuisibles repose sur une équipe interne investie, mais sur des outils qui n’ont pas suivi. Et c’est souvent le jour de l’audit que cela se voit.

Un métier de précision, souvent invisible

Dératisation, désinsectisation, désinfection : la « 3D » est un métier de rigueur. Quand elle est assurée en interne, par une équipe hygiène, qualité ou maintenance, il faut gérer des dizaines de postes d’appâtage, de pièges et de points de contrôle répartis sur plusieurs zones, avec des fréquences de passage différentes.

Le vrai défi n’est pas de bien faire une visite. C’est de rester exact et traçable, visite après visite, sur toute l’année.

Trois frictions qui reviennent sur le terrain

  1. La saisie en double. Le technicien relève sur papier, puis ressaisit au bureau. Le délai s’allonge, les erreurs s’invitent, et le temps passé à recopier n’est pas du temps passé sur le terrain.
  2. Des preuves dispersées. Numéros de lot des biocides, quantités de matières actives, photos, certificats : tout cela vit dans des classeurs, des mails et des tableurs. Retrouver une information vieille de huit mois devient une enquête.
  3. Des tendances invisibles. Sans vue consolidée par zone et par famille de nuisibles (insectes volants, rampants, rongeurs), une hausse progressive passe inaperçue. Elle ne se remarque que lorsqu’elle devient un incident.

Ce que l’auditeur attend vraiment

En restauration comme en agroalimentaire, la réglementation d’hygiène impose de maîtriser les nuisibles. Les référentiels d’audit (IFS, BRCGS) et les contrôles sanitaires vont plus loin : ils demandent de le démontrer.

Concrètement, on vous demandera de présenter :

  • le plan des postes et des dispositifs de surveillance ;
  • l’historique des contrôles et leur fréquence ;
  • les produits utilisés, avec les quantités et les numéros de lot ;
  • les recommandations formulées et leur suivi ;
  • l’analyse des tendances, zone par zone.

Dire « nous faisons attention » ne suffit pas. Il faut pouvoir répondre : « voici la preuve ».

Du classeur au suivi connecté : le parcours en 4 étapes

La solution 3D de SMS Management, entièrement web et utilisable connecté ou non, accompagne l’ensemble du cycle.

  1. Paramétrer. Vous créez vos sites, zones et dispositifs, vous encodez vos plans et vous mettez en ligne vos documents (Certibiocide, plan de prévention…). Des plans dynamiques permettent ensuite de visualiser les infestations par zone.
  2. Contrôler. Sur smartphone ou tablette, avec PocketManager 3D, le technicien scanne chaque piège ou poste d’appâtage (code-barres ou QR code). Il renseigne les nuisibles constatés, les biocides utilisés, les quantités de matières actives et les numéros de lot. Il ajoute des photos et des recommandations, puis valide par son visa et celui du référent du site. Sans réseau, tout est enregistré et se synchronise au retour de la connexion.
  3. Suivre et analyser. Rapports de visite, quantités de biocides consommées, taux de contrôle et taux d’infestation par type de dispositif : des tableaux de bord et des graphiques d’évolution par famille de nuisibles vous donnent une vision claire, à tout moment.
  4. Transmettre. Le rapport d’intervention est disponible dès sa validation. Les documents sont centralisés dans une base accessible, et les demandes sont gérées au même endroit.

Ce que cela change concrètement

  • Moins de saisie : plus de ressaisie au bureau, le temps est rendu au terrain.
  • Une preuve immédiate : le rapport est disponible dès la fin de la visite.
  • De l’anticipation : les tendances par zone et par famille apparaissent avant l’incident.
  • De la sérénité en audit : un historique complet, structuré et facile à retrouver.

Cinq questions pour tester votre dispositif actuel

  1. Puis-je retrouver le numéro de lot du biocide utilisé sur un poste précis, il y a six mois ?
  2. Mes relevés de la journée sont-ils disponibles le soir même, sans ressaisie ?
  3. Ai-je une vue du taux d’infestation par zone et par famille de nuisibles ?
  4. Mes documents (Certibiocide, plan de prévention) sont-ils réunis au même endroit ?
  5. Mon équipe peut-elle contrôler dans les zones sans réseau (locaux techniques, sous-sols) ?

Si vous répondez « non » à au moins une question, il y a de la marge pour gagner en temps et en sérénité.

Voyez le parcours en situation

Le plus simple pour juger est de voir la visite terrain, de l’appli au rapport, sur une configuration proche de la vôtre. Demander une démo 

SMS Management est un éditeur français de solutions mobiles pour les métiers de services : propreté, bionettoyage, 3D et pest control, moyens généraux

Contrôle qualité terrain : comment PocketManager fiabilise vos audits et vos indices qualité

Pour un responsable d’exploitation, le contrôle qualité est à la fois une exigence contractuelle et un outil de pilotage au quotidien. Encore faut-il pouvoir le mener de façon rigoureuse, sur l’ensemble de ses sites, sans y consacrer un temps administratif disproportionné. C’est précisément l’enjeu auquel répond PocketManager, le bureau mobile de SMS Management conçu pour les équipes d’encadrement terrain.

Le contrôle qualité, un exercice encore trop souvent artisanal

Sur le terrain, le contrôle qualité repose encore fréquemment sur des grilles papier, des fichiers Excel disparates ou des rapports rédigés a posteriori, une fois de retour au bureau. Cette approche pose plusieurs difficultés bien connues des responsables d’exploitation :

  • Une grille de contrôle générique, peu adaptée aux spécificités de chaque site ou de chaque secteur (bionettoyage, UGAP, tertiaire) ;
  • Un décalage entre le contrôle et sa formalisation, qui affaiblit la valeur de preuve du document final ;
  • Une absence de suivi consolidé : chaque contrôle reste isolé, sans vision d’ensemble de l’évolution des indices qualité par site ;
  • Une gestion des actions correctives peu tracée, qui rend difficile de vérifier qu’une anomalie détectée a bien été traitée.

Pour des contrats où la qualité de service est un critère central — marchés publics, secteur de la santé, sites tertiaires exigeants — cette approche artisanale devient un vrai point de fragilité, aussi bien en interne que dans la relation client.

PocketManager : le contrôle qualité digitalisé, de bout en bout

PocketManager a été conçu pour transformer cette approche. Véritable bureau mobile pour les responsables terrain et les chefs d’équipe, il digitalise l’ensemble du processus de contrôle qualité :

Un paramétrage fidèle au cahier des charges. Chaque grille de contrôle est paramétrée selon les exigences contractuelles propres à chaque site, avec des modèles compatibles avec les secteurs spécifiques : bionettoyage, marchés UGAP, environnements tertiaires. Fini la grille générique inadaptée à la réalité du contrat.

Des indices qualité par site, calculés automatiquement. Chaque contrôle alimente un indice qualité consolidé, site par site, permettant de suivre l’évolution de la prestation dans le temps et d’identifier rapidement les sites nécessitant une attention particulière.

Des actions correctives tracées. Lorsqu’une anomalie est détectée, elle peut être associée à une action corrective, elle-même suivie jusqu’à sa résolution. Le contrôle qualité ne s’arrête plus à la simple constatation : il inclut la boucle de correction.

Des visas contradictoires client. Le client peut viser le contrôle directement sur site, renforçant la valeur de preuve du document et la transparence de la démarche qualité.

Des photos horodatées. Chaque observation peut être appuyée par une preuve visuelle, horodatée et associée précisément au point de contrôle concerné.

Ce que cela change pour les encadrants terrain

Pour un chef d’équipe ou un responsable multi-sites, la digitalisation du contrôle qualité via PocketManager change concrètement la manière de travailler. Le contrôle se fait directement sur site, au moment de la visite, sans ressaisie ultérieure. Les formulaires personnalisés guident l’encadrant à travers les points de contrôle propres à chaque site, réduisant le risque d’oubli ou d’approximation.

L’indice qualité calculé automatiquement permet également de prioriser les visites : un site dont l’indice se dégrade peut être identifié rapidement, avant qu’un client ne remonte lui-même une insatisfaction. C’est un changement de posture important — passer d’un contrôle qualité réactif, déclenché par une réclamation, à un pilotage proactif fondé sur des données objectives.

Un argument de confiance vis-à-vis des clients

Au-delà du bénéfice opérationnel interne, un contrôle qualité digitalisé et documenté est un argument commercial fort. Pouvoir présenter à un client un historique complet des contrôles réalisés, avec indices qualité, actions correctives et visas contradictoires, renforce la crédibilité de la prestation — en particulier lors du renouvellement d’un marché ou d’un audit.

Sur les marchés publics ou dans le secteur de la santé, où les exigences de traçabilité sont particulièrement fortes, cette rigueur documentée peut faire la différence entre deux prestataires par ailleurs équivalents sur le plan opérationnel.

Une approche qui s’adapte à chaque secteur

Le paramétrage de PocketManager permet d’adapter les modèles de contrôle qualité aux spécificités de chaque secteur d’intervention. Un contrôle en environnement de bureau ne suit pas les mêmes points d’attention qu’un contrôle en bionettoyage dans un établissement de santé, ou qu’un audit sur un site soumis à un cahier des charges UGAP. PocketManager permet de configurer des grilles distinctes pour chacun de ces contextes, sans complexifier l’usage au quotidien pour les encadrants.

En résumé

Le contrôle qualité terrain ne devrait pas reposer sur des grilles génériques et des rapports reconstitués a posteriori. Avec PocketManager, SMS Management propose une digitalisation complète du processus : paramétrage fidèle au cahier des charges, indices qualité par site, actions correctives tracées, visas contradictoires et photos horodatées. Un pilotage qui gagne en rigueur, en réactivité, et qui devient un véritable argument de confiance auprès de vos clients.

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